如果拿安裝新伺服器、與撰寫系統備份的標準程序文件給系統管理者選，大部分管理者應該會選擇前者。雖然這情形非常普遍；但您「一定要」把您做的事情用書面方式寫下來。許多系統管理者會因為以下理由，把製作文件的工作往後延：
很不幸的，這「稍待一會兒」到後來通常都不了了之。即使系統管理者說「稍待一會兒」並不是開玩笑的，但系統管理的性質根本不容許您「稍待一會兒」再做。更糟的是，您愈往後延，忘記的可能性就愈大，文件就愈不詳盡（也因此而更沒有用處）。
除非您在記憶力方面有過人之處，否則有一天您一定會忘記。要不然更慘的是，您只記得事情的一半，還自以為記得事情的全貌。這會讓您在重新學習忘掉的事物上浪費時間，或是處理因為記憶不完整而造成的問題。
這在短時間內會奏效，但您的飯碗很快就會不保 — 而非長治久安的辦法。想想看，如果有緊急事件發生，而您剛好不在，文件可以讓其他人立即解決問題。千萬不要忘記，緊急事件是管理階層拿放大鏡檢視您的時候。所以出問題時，即使人不在現場，您也要確保文件可以成為解決問題的方法之一。
除此之外，如果您服務於一間規模小，但不斷成長的公司，公司遲早需要會聘用另一位系統管理者。如果您把什麼都放在腦子裡，他要怎麼學習您所知的一切呢？更糟糕的是，如果您不把東西寫下來，那公司也不敢把您換到其他職位上，最後反而升遷無望。遲早公司聘進來幫助您的人，最後會成為您的主管。
希望您已經了解到製作系統文件的好處。這把我們帶到下一個問題：我該為那些工作製作文件呢？以下是部份清單：
政策是寫下來的正式文件，用來釐清您與使用者之間的關係，讓使用者知道當他們提出資源需求或需要協助時，您會怎麼處理。依據公司的不同，您向使用者公佈這文件的本質、樣式、以及方法等，都會有所不同。
程序是用來完成某些工作時，必須採取的、一個接一個的步驟。能納入程序文件的工作包括了備份程序、使用者帳號管理程序、問題回報程序等等。跟自動化一樣，如果某個程序被執行超過一次，那就該紀錄下來，作成文件。
系統管理者的工作中，有很大一部分與做變更有關 — 設定系統以達到最大效能、調整 script、修改設定檔等等。這些變動都應該以某種方式紀錄下來。否則的話，幾個月前做的變更，會讓您與現在的工作完全搞混。
有些公司會使用很複雜的方法，追蹤每一次變動；但在大部分情形下，在變動的檔案開頭加上註解，簡單說明版本異動就可以解決問題。每個版本的異動說明至少該包括以下資訊：
是誰做了變動
變更的日期
變動的理由
這樣會產生簡短但有意義的說明，解釋本次變動後的結果：
ECB, 2002/06/12 — 更新會計部門印表機（Accounting）資訊（以支援印表機的新功能：雙面列印）